Закупівлі в держкомпаніях: як подолати міфи та побудувати ефективну систему

Ще один міф — те, що закупівлі у державних компаніях не можуть бути настільки ж ефективними, як в комерційних. З цього приводу можу навести таку аналогію: “Якщо ви не маєте досвіду управління автомобілем або не маєте прав, немає різниці, яким автомобілем ви керуєте, — вам все одно важко буде дістатися до пункту призначення”.

Ключові принципи, за якими будується дієва система закупівель, — однакові і для державних, і для приватних компаній. Це прозорість, рівне ставлення до всіх учасників закупівельного процесу, відкритість і повнота інформації та системний підхід.

Саме від того, як побудована система закупівель в компанії, залежить успішність її роботи на торгівельних майданчиках. Універсальних лайфхаків, звичайно, немає. Але є основоположні принципи та перевірені підходи, які працюють.

Правило №1 — Поставте себе на місце постачальника

Я доєднався до державної компанії рік тому. Перше, що зробив на новому місці — відкрив тендерну документацію.

Маю сказати, що тоді навіть з багаторічним досвідом роботи в закупівлях, мені було важко зрозуміти, які саме документи має подати постачальник для участі в тендері. Стало ясно, що “так” ми не досягнемо жодного результату.

Що змінили і що спрацювало:

По-перше, спростили та впорядкували вимоги до тендерної документації. Наразі вона публікується окремими додатками за принципом “чекліста” в зрозумілій формі.

По-друге, максимально стандартизували технічні вимоги до товарів/послуг. Завдяки консолідації потреби отримали ширше коло постачальників і, відтак, економію.

По-третє, розпочали ринкові консультації з потенційними постачальниками. Вимоги до закупівель за ключовими категоріями проходять ринкову експертизу до публікації тендеру, це посилює конкуренцію під час торгів.

Конструктивні партнерські відносини з постачальниками важливі. Як і власна база постачальників, сформована на підставі наявно інформації в системі Prozorro і на комерційних майданчиках, що працюють переважно з бізнесом.

Правило №2 — Будуйте цілісну систему та беріть на себе відповідальність

В межах трансформації оргструктури ми обрали досить відому модель Supply Chain Management (управління ланцюгами поставок). Що це означає на практиці?

До трансформації всі підрозділи компанії самостійно формували технічне завдання, кваліфікаційні вимоги, готували проєкти договорів, проводили дослідження ринку, а завдання підрозділу закупівель зводилося до технічної роботи з платформою Prozorro.

Нова модель передбачає, що внутрішній замовник має лише сформувати потребу в закупівлі та технічне завдання, передати її в підрозділ закупівель і на виході отримати результат — товари чи послуги.

Це розвантажило інші функції від непрофільної роботи, зосередивши всю відповідальність на закупівлях. І це працює.

Supply Chain Management застосовується в багатьох міжнародних компаніях, в тому числі на більш складних ринках, ніж нафтогазовий в Україні. В основі нової оргструктури зосереджені шість функцій: планування закупівель, категорійний менеджмент, контрактний інжиніринг, проведення тендерних процедур, адміністрування договорів та управління складськими запасами.

Результати впровадження системи управління ланцюгами поставок — економія часу, коштів та підвищення ефективності процесів.

Правило 3 — Залучайте діджитальні інструменти

Сегменти економіки, яких не торкнулася діджиталізація, можна перерахувати на пальцях. І це зрозуміло: в епоху смартфонів, електронних систем, мобільних додатків цифрова трансформація — це навіть не маст-хев, а умова виживання. Закупівлі — не виключення.

Цього року плануємо завершити перехід закупівель в цифровий формат — від потреби до оплати (from Purchase to Payment).

Усі процеси стануть цифровими: від ініціації потреби в забезпеченні до постачання замовлення. Єдине виключення — проведення тендеру на Prozorro. Для можливості автоматичної синхронізації SAP S/4 Hana з Prozorro плануємо впровадити окреме програмне рішення.

За перший рік пройшли лише половину шляху запланованої трансформації. Але за результатами 2020-го стали лідером з ефективності на Prozorro, заощадивши на закупівлях майже 6 млрд грн.

Тож міфи щодо неефективності державних закупівель — це тільки міфи. Держзакупівлі не тільки можуть, а й мають бути ефективними. Треба тільки обрати свій шлях трансформації — взяти найкращий міжнародний досвід та впровадити з урахуванням реалій українського ринку.

Але через цю міфологізацію держкомпаніям складніше працювати. Особливо складна ситуація з деякими міжнародними постачальниками нафтогазової галузі, які надають товари чи послуги, що не мають аналогів.

На жаль, розуміючи, що у замовників не має іншого вибору аніж звертатися до них та під впливом міфів щодо непрозорості державних закупівель, на торгівельні майданчики такі компанії не поспішають.

І це проблема, вирішення якої має бути знайдене на державному рівні, бо це вже питання енергобезпеки.

Андрій ЯНЮК, директор із закупівель ТОВ “Оператор ГТС України”